پایگاه داده Database

درک بهتر مفهوم ارتباط

در دروس پیشین بطور تدریجی آشنایی نسبتا كاملی با اجزای یك پایگاه داده آشنا شدیم و محیط پنجره Database رابه خوبی شناختیم. حال نوبت آن رسیده است كه شروع به طراحی كنیم و با دستان قدرتمند خود پایگاه داده زیبایی را خلق كنیم ولی قبل از اینكار باید مفهوم ارتباطات بین جداول را بهتر درك كنیم.

 

در این درس مفهوم ارتباط بین جدولهای یك پایگاه داده را بهتر درك خواهیم كرد و روش های مختلف ارتباط را یاد خواهیم گرفت و بدین ترتیب برای ایجاد جداول پایگاه داده خود را آماده تر خواهیم كرد.گاهی دقیقا نمی دانیم كه چه نوع داده هایی وارد جدول خواهند شد پس برای رفع این مشكل به تدریج با نظریه طراحی پایگاه داده آشنا میشویم.

 

درك ارتباط بین جداول:

قبلا گفته شد كه جداول از طریق فیلدهای مشترك به یكدیگر مرتبط هستند. هرچند كه فیلدهای مشترك مرتبط شده, سبب تكرار برخی داده ها میشوند.

 

«در هرجدولی كه به دیگری مرتبط است خود فیلد مشترك دوباره ظاهر می شود», ولی خواهید دید كه وقتی قدام به ایجاد پایگاه داده می كنید, فیلد مشترك كمك می كند تا بسیاری از داده های‌ تكراری, كه در صورت نبود فیلد مشترك ایجاد میشود, از بین ببرید.

 

ممكن است واژه شناسی پایگاه داده ها گیج كننده باشد اما خوشبختانه ساده ترین زبان زبان ارتباطی است, كه چگونگی ارتباط جداول به یكدیگر را تعریف می كند. در این درس به سه روش ارتباط خواهیم پرداخت:

 

1-ارتباط یكی به یك 2-ارتباط یك به چند

 

3-ارتباط چند به چندفیلدهای كلیدی منحصر به فرد ركوردها:

 

قبل از تشریح ارتباطات جداول, دقت داشته باشید كه اغلب جداول پایگاه داده, فیلدی به نام فیلد كلید دارند, كه به سایر فیلدهای جدول تقدم دارد.

 

هرچند كه فیلد كلید لزوما مهم ترین ارزش اطلاعاتی را ندارد, ولی دری هستند برای ورود به جدول كه نیاز اصلی ما در ارتباط شمرده می شود.فیلد كلید, فیلدی از جدول است كه بصورتی منحصر به فرد هر ركورد را تبیین می كند.«یعنی امكان اینكه فیلد كلید در دو ركورد مانند هم باشند وجود ندارد.»

 

توجه: فیلد كلید اصلی جدول باید مقداری منحصر به فرد داشته باشد. اكسس امكان تعیین چندین فیلد كلید را میدهد. اگر كلید از چندین فیلد تشكیل شده باشد, یك یا چند تا از این فیلدها ممكن است داده های‌ تكراری داشته باشند ولی وقتی تركیب شوند, فیلد ادغامی باید مقدار منحصر به فردی را ایجاد كند.

توجه بیشتر به این مثال خالی از لطف نیست: جدول كارمندان معمولاً شامل فیلدهایی از قبیل نام كارمند, نشانی, تاریخ تولد, میزان حقوق می شود. بعلاوه همیشه مانند كد ملی, یك شماره كارمندی دارند.

 

كد ملی شما منحصر به فرد است یعنی تنها به یك نفر اختصاص دارد بنابراین این شماره كارمندی فیلد كلیدی خوبی برای فایل كارمندان است. به شكل 61 در زیر توجه كنید:

 

برای دسترسی به نام, نشانی یا حقوق هر كارمند, صرفنظر از تعداد كارمندان جدول اكسس فقط به شماره كارمند احتیاج دارد.هر كارمند شماره منحصر بفردی دارد لذا هنگامی كه اكسس یكبار شماره كارمندی را گرفت, میتواند آن رابا ركوردی از جدول پیوند دهد, یكبار برای هر ركورد.

 

به این ترتیب اكسس میتواند به بقیه داده های‌ ركورد در سایر فیلدها دسترسی داشته باشد.

 

توجه: اسامی فیلدها كلیدهای خوبی نیستند, چون افراد بسیاری نام یكسان دارندو یا بسیاری از افراد اسامی رابه شكلهای گوناگون می نویسند. زمانی كه یك شركت به مشتریان, كارمندان و اجناس خود عددی را تخصیص میدهد, احتمالا آن شركت پروژه هایش را كامپیوتری كرده است.

 

این اعداد می تواند كلید منحصر به فردی برای یافتن بقیه داده های‌ مرتبط با آن باشند.

 

همچنین باید به نكته توجه داشته باشید كه فیلد كلید همواره فیلد ارتباط دوجدول مرتبط نیست ولی برای این كار بسیار مناسب است و غالبا برای همین منظور به كار می رود.

 

دو یا چند فیلد نیز میتوانند یك كلید منحصر به فرد را تشكیل دهند. اغلب به فیلد كلید, فیلد كلید اصلی گفته میشود. اگر بخواهید كه دو یا چند فیلد همراه با یكدیگر به عنوان كلیدی منحصر به فرد عمل كنند, باید اكسس را وادارید تا فیلدهای ادغام شده را به عنوان یك فیلد منحصر به فرد در نظر گیرد.

 

مثلا ممكن است بخواهید كه دو فیلد نام خانوادگی و كد پستی را یكدیگر ادغام كنید تا فیلد كلید نحصر به فردی ایجاد شود.
حال كه با مفهوم فیلد كلید برای ارتباط آشنا شدید به انواع ارتباط موجود در اكسس می‌پردازیم:

ارتباطات یك به یك«One to One»:

شاید ارتباط یك به یك نادرترین ارتباط ممكن بین جداول باشد. هنگامی كه در دو جدول تعداد ركوردها یكسان باشد و هر ركورد یك جدول به ركورد دیگری در جدول دیگر مرتبط باشد, بك ارتباط یك به یك بوجود می آید. ارتباط یك به یك نادرست است چون معمولاً میتوانید آن دو جدول را در یك جدول ادغام كنید.

 

در شكل 62 در زیر مثالی از ارتباط یك به یك بین دو جدول نشان داده شده است. فیلد كد كالا كلید و فیلد ارتباط را تشكیل میدهد. نخستین ركورد در نخستین جدول به نخستین ركورد در دومین جدول مرتبط شده است.

 

خود شركت ماكروسافت توصیه می كند كه از ارتباط یك به یك اجتناب كنید. زیرا بهتر آن است كه دو جدول را در یك جدول بزرگتر ادغام كنید, كه این طریقه بسیار كارآتر است.

 

در اكسس هر جدول می تواند تا 256 فیلد داشته باشد ولی اگر وجود جدولی با بیش از 256 فیلد ضرورت داشته باشد,فقط با ایجاد دو یا چند جدول و برقراری ارتباط یك به یك بین انها, قادر به برآوردن این نیاز خواهید بود.

 

كه برای این منظور هم ماكروسافت امكانات بسیاری را فراهم آورده است از ان جمله امكان دسترسی سریع به اطلاعات جدول دوم از طریق جدول اول بدون باز كردن آن جدول.

ارتباط یك به چند«One to Many»:

ارتباط یك به چند شاید متداولترین نوع ارتباط بین جداول باشد. این ارتباط زمانی اتفاق می افتد كه یك ركورد از جدول به یك یا چند ركورد از جدول دیگر مرتبط باشد.

 

به عنوان مثال در جدول موجودی برای هر كالایی كه فروخته میشود, یك ركورد وجود دارد. ولی در جدول سفارشات مشتریان ممكن است برای یك كالا, سفارشات متعددی وجود داشته باشد.

 

در شكل 63 در زیر نمونه ای از ارتباط یك به چند جداول مشاهده میشود.

 

ارتباط یك به چند صرف جویی زیادی در فضای دیسك را سبب می شود. مثلا ارتباط یك به چندی كه در شكل 63 در بالا نشان داده شد, به شما امكان می دهد تا گزارشی تهیه كنید كه شامل مشتری همراه با شرح كالای سفارشی باشد.

 

ولی شرح در هر ركورد سفارش نمی آید. شرح هركالا در جایی مستقل,در ركوردی منحصر بفرد در فایل موجودی قرار دارد. اكسس میتواند در هنگام نیاز, با استفاده از فیلد ارتباطی مشترك از جدول سفارش در جدول موجودی جستجو كند و شرح كالا را از آنجا بردارد. اكسس بدون فیلد كلید نمی تواند تعیین كند كه در برابر هر سفارش چه شرحی را باید قرار دهد.

 

توجه داشته باشید كه اكسس جدولهای مرتبط را می شناسدو در موقع لزوم اطلاعات صحیح را از انها استخراج می كند. لذا باید هنگام ایجاد پایگاه داده اكسس این ارتباطات رابه اكسس بفهمانید تا در هنگام مشاهده و چاپ داده ها از جداول مرتبط اكسس تمام كارها را انجام دهد.

 

همچنین قابل ذكر است كه ارتباط چند به یك و یك به چند مشابه هستند, لذا هر دو عبارت به یك معنی به كار می‌روند.

ارتباطات چند به چند«Many to Many»:

اكسس ارتباطات چند به چند را مستقیما پشتیبانی نمی كند ولی میتوانید آنرا شبیه سازی كنید. ارتباط چند به چند هنگامی ایجاد میشود كه ركوردهای متعددی از یك جدول به یك یا چند ركورد از جدول دیگر مرتبط باشند.

 

براساس تصاویر جداولی كه قبلا مشاهده كرده اید, میتوان چنین تصور كرد كه خریداران متعددی, محصولات متعددی را سفارش دهند. بنابراین بین خریداران و محصولات یك ارتباط چند به چند وجود دارد.

 

جدول خریداران و جدول موجودی محصولات از طریق جدول سفارش به هم متصل می شوند.بنابراین برای ارتباط چند به چند بین خریداران و موجودی محصولات, جدول سفارشات به عنوان واسطه بین این دو جدول عمل می كند.

 

جدول خریداران ارتباطی یك به چند با جدول سفارشات دارد و جدول محصولات نیز ارتباطی یك به چند با جدول سفارشات دارد.پس همانگونه كه در شكل 64 در زیر میبینید جدول سفارشات بطور غیر مستقیم بین خریداران و محصولات ارتباط چند به چند ایجاد می كند.

گاهی اوقات, جدول مركزی یا واسطه در ارتباط چند به چند جدول اتصال خوانده می شود. فیلدهای كلید اصلی هر دو جدولی كه قرار است به هم مرتبط شوند, باید در این جدول وجود داشته باشد.
درس ارتباطات هم در این قسمت به اتمام رسید و امیدوارم دیگر جای ابهامی در مورد انواع ارتباطات باقی نمانده باشد.

 

طراحی یک پایگاه داده های جدید

در درس پیش در مورد ارتباطات جداول بطور مفصل توضیحاتی دادیم و انواع ارتباطات را شناختیم حال دیگر قادر به ایجاد پایگاه داده دلخواه خود هستیم و این كار رابه تدریج از این درس كه مقدمی بر ایجاد پایگاه داده جدید است آغاز می كنیم.

 

در این درس در مورد جادوگرهای اكسس «Wizards» صحبت خواهیم كرد. این جادوگرها شما را در ایجاد برنامه های‌ كاربردی متداول پایگاه داده ها, از قبیل مدیریت فهرست پستی یا ورود سفارشات راهنمایی می كنند.

 

هرچند كه نیازهای شما به كار خاص موردنظر یا احتیاجات شخصیتان مربوط است, اما بیشتر پایگاه داده ها به یكی از نمونه های‌ كلی پایگاه داده تعلق دارند. جادوهای اكسس چهارچوب پایگاه داده برنامه كاربردی را ایجاد می كنند, در مرحله بعد شما میتوانید آنرا اصلاح كنید تا با نیازهای خاص شما تطابق داشته باشد.

اما به هرحال برای ایجاد پایگاه داده مجبور به استفاده از جادوگر نیستید. شاید جادوگرها به كنترل مورد نظر شما به عنوان یك پایگاه داده امكانات لازم را فراهم نكنند.

 

ایجاد پایگاه داده های جدید با استفاده از جادوگر:

برای ایجاد یك پایگاه داده با بهره گیری از جادوگر«Wizard» باید هنگام وارد شدن به اكسس از طریق پنجره اولیه قسمت Access database wizards,pages and projects را انتخاب كنید و یا اگر وارد محیط اكسس شده اید از منو File گزینه New را انتخاب كنید,تا پنجره محاوره ای New كه دارای دو سربرگ است ظاهر شود.

 

هنگامی كه سربرگ General «عمومی» را انتخاب می كنید, صفحه General ظاهر میشود كه با آن میتوانید یك پایگاه داده خالی ایجاد كنید.

 

در دروس بعدی نحوه ایجاد یك پایگاه داده خالی را شرح خواهم داد. اصولا زمانی پایگاه داده خالی لیجاد می كنیم كه بخواهیم تمامی جنبه های‌ اولیه طراحی و ایجاد پایگاه داده را كنترل كنیم.

 

زمانی كه یك پایگاه داده جدید و خالی ایجاد می كنیم اكسس كاری برای شما انجام نمیدهد و هیچ پیش فرضی راجع به پایگاه داده ای كه میخواهید ایجاد كنید,ندارد.
ولی بجای ایجاد یك پایگاه داده خالی می توانید بر روی سربرگ Databases كلیك كنید تا صفحه Databases در پنجره محاوره ای New, نمایان شود.

 

توجه داشته باشید كه جادوگر راهنمای گام به گام اكسس است كه در انجام كارهایی از قبیل ایجاد پایگاه داده جدید به شما كمك می كند. اگر اكسس جادوگری داشته باشد كه امكان ایجاد پایگاه داده ای مشابه انچه لازم دارید را فراهم سازد راحتتر آن است كه بجای این كه از ابتدا پایگاه داده ایجاد كنید, جادوگر رابه كار اندازید.

 

در زیر هر یك از پایگاه داده هایی كه توسط جادوگر می توان ایجاد كرد تشریح شده است, برای اجرای آن كافی است كه نماد مربوطه را انتخاب كنید و بر روی كلید Ok كلیك كنید.

 

حال به جادوگرهای موجود و كاری كه برای شما در اكسس انجام می دهند توجه كنید:
——————

 

Asset Tracking«پیگیری اموال»: پایگاه داده ای برای مدیریت, نگهداری اموال, فروشندگان و كارمندان شركت ایجاد می كند.

 

Contact Managment«مدیریت ملاقاتها»: پایگاه داده ای برای قرارهای ملاقات و تماسهای تلفنی شخصی شما ایجاد می كند.

 

Event Managment«مدیریت وقایع»:یك پایگاه داده برای وقایعی مانند قراردادها«موافقت نامه ها», كارمندان و قیمتها ایجاد می كند.

 

Expenses«مخارج و هزینه ها»:یك پایگاه داده برای نگه‌داری گزارشهای مخارج ایجاد می كند.

 

Inventory Control«كنترل موجودی»:پایگاه داده ای برای اطلاعات محصولات, خریداران و سفارشات ایجاد می كند.

 

Ledger«حساب كل»: پایگاه داده ای برای حسابهای كل, شامل تبادلات و حسابها ایجاد می كند.

 

Order Entry«دریافت سفارش»: پایگاه داده ای برای مدیریت سفارشات خریداران, پرداختها و محصولات ایجاد می كند. در این پایگاه داده سیستمی از جداول ایجاد میشود كه تاحدودی به جداولی كه در قبلا در درسهای پیش شرح دادیم تطابق دارد.

 

Resource Scheduling«زمانبندی منابع»: پایگاه داده ای برای مدیریت منابعی از قبیل زمانبندی و اقلام خریداران ایجاد می كند.

 

Service Call Managment«مدیریت سرویس تلفن»:

 

پایگاه داده ای برای نگه‌داری اطلاعات خریداران, كار, دستورات كار, قطعات و پرداختها ایجاد می كند. Time and billing«زمان و صورتحساب»: پایگاه داده ای برای نگهداری مشتریان, پروژه ها, كارتهای زمانی, كارمندان و پرداختها ایجاد می كند.

 

طراحی یك پایگاه داده جدید:

اگر قصد دارید كه از جادوگر استفاده نكنید كه به نظر من كار معقولانه ای است باید مراحل زیر را بپیمایید:

 

1-هنگام وارد شدن به اكسس از پنجره اولیه باز شده گزینه Blank access database راانتخاب كنید و اگر وارد محیط اكسس شده اید می توانید از منو File گزینه New را انتخاب كنید و از پنجره New در سربرگ General شكل database را انتخاب كرده و برروی Ok كلیك كنید.

 

2- حال باید محل ذخیره شده پایگاه داده را انتخاب كرده و نامی برای آن انتخاب كنید كه من مطمئن هستم با اینكار آشنایی لازم را دارید پس نامی برای پایگاه داده خود انتخاب كرده و بر روی Create كلیك كنید.

 

3- حال اكسس پایگاه داده را ایجاد كرده و صفحه خالی در برابر شما ظاهر شده است از این قسمت به بعد باید آشنایی لازم رابه كارهای پیشرفته داشته باشید.

 

توجه كنید كه هنگامی اصول كار اكسس را رفته رفته بهتر یاد گرفتید جادوگرها هم بهتر درك خواهید كرد.

 

میله ابزار پنجره Database:

هنگامی كه یك پایگاه داده جدید ایجاد كرده باشید میله ابزار به صورت شكل 71 در زیر درمی آید. این میله ابزار در حالات مختلف تغییر می كند و امكانات دیگری رابه شما می رساند.

 

درس مربوط به طراحی پایگاه داده جدید نیز در اینجا تمام می شود امیدوارم حالا شما قادر به ایجاد پایگاه داده ای جدید با استفاده از جادوگر شده باشید. در درس بعدی یكی از مفاهیم پیشرفته و ضروری اكسس را یاد خواهید گرفت یعنی با تعریف جدول و نحوه عملكرد آن به صورت پیشرفته آشنا می شوید.

 

تعریف جدول

حال كه با مفهوم ارتباطات آشنا شدیم و در درس قبل كاربرد ویزارد و همچنین ایجاد پایگاه داده خالی را شرح دادیم نوبت آن رسیده است كه به سراغ مهمترین و اصلی ترین جز در یك پایگاه داده برویم و آن جداول می باشند. در این درس قصد داریم با انها آشنایی لازم را كسب كنیم.

 

در این درس نحوه تعریف جداول پایگاه داده را شرح خواهم داد. صرف نظر از اینكه ما برای ایجاد پایگاه داده از جادوگر استفاده كرده یا پایگاه داده خالی ایجاد كرده ایم آشنایی با نحوه ایجاد, جابجایی و تغییر جداول پایگاه داده امری ضروری و اجتناب ناپذیر است.

 

همانگونه كه قبلا هم گفته شد داده های‌ موجود در پایگاه داده در جدولها جای می گیرند و تسلط بر جداول مهم ترین مهارتی است كه باید به عنوان كاربر اكسس داشته باشید. من در این درس شرح خواهم داد كه چگونه جدول جدیدی درست كنید.

 

برای ایجاد جدول نخست باید انرا نامگذاری كنید و سپس نوع داده های‌ درون انرا تعریف كنید. این امور كه مربوط به طراحی جدول است یكی از ساده ترین كارها در اكسس است و البته جالب پس این درس نكات قابل توجهی برای شما خواهد داشت.

 

ایجاد جدول جدید:

وقتی كه میخواهید یك جدول جدید ایجاد كنید, با كلیك كردن بر روی شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول«Tables» می روید.

 

«البته توجه كنید كه این صفحه هنگامی كه پایگاه داده را باز یا ایجاد می كنید به صورت پیش فرض ظاهر میشود».حال برای ایجاد جدولی جدید باید بر روی دكمه New در بالای پنجره Database كلیك كنید.

 

هنگامی كه بر روی این دكمه كلیك می كنیداكسس پنجره محاوره ای كوچكی به نام New Table را نشان میدهد.«كلید میانبری كه شما میتوانید برای دسترسی به این پنجره كوچك استفاده كنید كلید Alt+N می باشد كه به سرعت شما رابه این پنجره می برد».

 

در این پنجره باید انتخاب كنیم كه می خواهیم ایجاد جدول را در چه محیطی ادامه دهیم كه به نظر من حالت نمایشی Design بهترین حالت نمایشی برای ایجاد و كار با جدول است,برای ایجاد جدول گزینه Design View را از پنجره محاوره ای New Table انتخاب كرده و بر روی Ok كلیك كنید.

 

برای آشنایی شما با دیگر گزینه های‌ این پنجره یعنی New Table انها را در زیر بطور خلاصه شرح می دهم.
—————

 

Datasheet View: جدولی كلی به شكل صفحه گسترده می سازد كه میتوانید داده های‌ جدید را در آن اضافه كنید. این جدول بسیار ساده بوده و برای ایجاد پایگاه داده پیشرفته اصلا مناسب نیست.

 

Design View: امكان تعیین تمامی خصوصیات جدول جدید مانند نام فیلد, نوع داده, و حتی ملاحظات امنیتی, را فراهم می كند.این گزینه برای ایجاد هر گونه جدول مناسب است.

 

Table Wizard: امكان انتخاب از میان فهرستی از جادوگرهای از پیش نوشته شده را فراهم می سازد كه از این جادوگرها برای ایجاد جداول خاص مانند فهرست پستی یا جدول موجودی استفاده میشود.

 

من این گزینه را برای ایجاد جدول به هیچ وجه پیشنهاد نمی كنم.

 

Import Table: از یك فایل داده غیر اكسس, جدولی ایجاد می كند.

 

Link Table: از یك فایل داده اكسس یا غیراكسس, جدول دیگری می سازد. این جدول اتصالی را نگه می دارد كه اگر فایل داده خارجی تغییر كند جدول اكسس نیز تغییر كند.
————–

 

به موضوع اصلی برمی گردیم یعنی حالت نمایشی Design. این حالت نمایشی بیشترین میزان كنترل را برروی جدولی كه قصد ایجاد آنرا دارید فراهم می سازد.

 

هنگامی كه برحالت نمایشی Design تسلط پیدا كردید, می توانید هر جدولی را ایجاد و اصلاح كرده و یا مطابق میلتان دستكاری كنید, و این شامل جداولی كه با جادوگر ایجاد كرده این نیز می شود.

 

بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جدیدی را خواهید دید كه اصول كار ما از اینجا شكل میگیرد.

 

لازم به یادآوری است كه همانگونه كه قبلا گفتم برای رفتن از حالت نمایشی Design View به حالت نمایشی Datasheet View میتوانید از منو View یا میله ابزار استفاده كنید.

 

در میله ابزار نخستین انتخاب كه به شكل جدول كوچكی است برای اینكار طراحی شده است.در شكل 81 در زیر شما میتوانید میله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغییر كرده است ببینید و با آن آشنا شوید و سعی كنید آن رابه خاطر بسپارید.

 

ذكر این نكته قابل توجه است كه اكسس همواره میله ابزار را تغییر میدهد را فرامین كارایی بهتری را ایجاد كنند.

نخستین جدول خود را طراحی كنید:

در میله عنوان پنجره Design View, نام جدول همراه با كلمه Table كه معرف پنجره است, نشان داده میشود.اكسس بطور خودكار نخستین جدول را Table1 می نامد«یعنی شما در میله عنوان این عبارت را میبینید Table1:Table»اما هرگاه كه بخواهید جدول را در فایل پایگاه داده ذخیره كنید,امكان تغییر نام وجود دارد.

 

هر سطر در پنجره Design View یك فیلد را مشخص می كندیعنی در این پنجره ما می توانیم نوع فیلدها و نام آنها را در سطرها تعریف كنیم و كار اصلی این پنجره به شمار میرود.همانگونه كه ملاحظه می شود, پنجره Design View دارای میله گردان عمودی در سمت راست است لذا در صورت تمایل تا 256 فیلد میتوانید اضافه كنید و با استفاده از میله گردان قادر به حركت بین فیلدها هستند.

 

هنگامی كه فیلدی می خواهیم اضافه كنیم باید در سه ستون پنجره Design View آن فیلد رابه طور كامل تعریف می كنیم.در زیر وظیف هر یك از ستونها كه در تعریف فیلدهای جدول كاربرد دارند تشریح شده است:
—————

 

Field Name«نام فیلد»:باید به هر فیلدنامی تخصیص دهید.طول نام آن تا 64 حرف میتواند باشد.نام فیلد باید عنوانی منحصر بفرد باشد.

 

برای فیلدی كه ارقام حقوق را نگه می دارد,بهترین نام حقوق یا مبلغ حقوق است.نام فیلد میتواند فضای خالی و سایر علایم خاص بجز نقطه,علامت تعجب,علامت تكیه صدا«’»یا براكت را شامل شود.توجه داشته باشید كه هنگام كار با جدول برای رجوع به فیلد از نام آن استفاده میشود.

 

Data Type«نوع داده»:نوع داده ای را كه در فیلد جای میگیرد را تعیین می كند. اكسس داده های‌ مختلفی را دارا است.به عنوان مثال برای فیلد حقوق باید داده ای از نوع ارز یا انتخاب كرد.

 

«در درس آتی در این مورد به صورت مفصل توضیح خواهم داد».

 

Descirption«شرح»:شرح اختیاری است و برای توضیح فیلد به كار میرود.میتوانید منشا و محتوای فیلد را در آن تشرح كنید.توجه داشته باشید كه پر كردن یا نكردن این قسمت اصلا تاثیری در جدول نخواهد داشت.
—————

 

توجه:ایجاد شرح برای هر فیلد عاذت خوبی است.در هنگام توسعه بعدی برنامه,این كار بسیار سودمند خواهد بود.برای فیلدها اسامی معنی دار انتخاب كنیدتا بعدا داده های‌ داخل فیلد از طریق نامش قابل شناسایی باشند.

 

مثلا:تاریخ تولد,نام فیلد خوبی برای تاریخ تولد كارمند است, حال آنكه نامی مانند فیلد3, محتوای فیلد را مشخص نمی كند.

 

مفهوم نخستین و آخرین ستونهای جدول پنجره Design view یعنی ستونهای نام فیلد و شرح از نامشان مشخص است.

 

نام فیلد شرح كوچكی از فیلد است و برای رجوع به فیلد و محتوای آن مورد استفاده قرار میگیرد.مثلا: در یك گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادیر حقوق كه در فیلد حقوق ذخیره شده است چاپ شود به این فیلد رجوع میشود.

 

فیلد شرح به عنوان مرجعی برای مستندسازی محتوای فیلد به كار میرود.اكسس از این فیلد هیچ استفاده ای نمی كند, ولی شما باید از این بخش برای شرح هر فیلد پایگاه داده استفاده كنید. اگر با سایر همكاران برروی یك پروژه پایگاه داده كار می كنید,هریك از شما باید هر فیلدی را كه به پایگاه داده اضافه می كنید را مستند كنید,تا دیگران از علت وجود فیلد كاملا آگاه باشند.

 

توجه:فیلدها را بیش از حد مستند نكنید.برای نمونه,یك ستون خالی شرح بهتری از شرحی است كه تاثیری نداشته باشد.مثلا نوشتن شرح “فیلد سوم” زائد بوده و در واقع توضیحی نمیدهد.

بعلاوه شرحی كه مشابه نام فیلد باشدنیز غیرضروری است. هرفیلدی به شرح نیاز ندارد.مثلا فیلدی با نام نرخ مالیات, در جدول دستمزد, به فیلد شرح احتیاجی ندارد. اگر نامی كه برای فیلد انتخاب می كنید بامعنی باشد اصلا به شرح نیاز ندارد.

 

ستون میانی در پنجره Design View نوع داده را تعیین می كند.برای این فیلد,به اطلاعات بیشتری نیاز دارید.داده های‌ اكسس به اشكال مختلفی ظاهر میشوند.شكل داده های‌ فیلد مشخص كننده كاری است كه با فیلد و محتوای آن میتوانید انجام دهید. ستون Data Type و كلیه موارد مربوط به آن در درس بعدی توضیح داده خواهد شد.

 

هرگاه فیلدی «یا فیلدهایی»را اضافه كردید كه میخواهید كلید اصلی باشد,باید موقعی كه نشانگر ماوس روی سطر موردنظر است دكمه Primary Key را از میله ابزار فشار دهید«دكمه ای كه تصویر كلید روی آن است».

 

یا میتوانید با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزینه Primary Key را انتخاب كنید. همچنین یك روش دیگر برای مشخص كردن كلید اصلی كلیك راست كردن برروی سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است.

 

پس از انتخاب فیلد كلید اصلی اكسس در سمت چپ فیلد تصویر كلید را نشان میدهد. توجه كنید كه هر جدولی كه ایجاد می كنید باید حتما یك كلید اصلی داشته باشد در درسهای پیش در مورد كلید اصلی بطور مفصل صحبت كردیم. پس باید به یاد داشته باشیم كه در هنگام ایجاد جدول یك فیلد را به عنوان كلید اصلی انتخاب كنیم.

 

توجه:برای اینكه بیش از یك فیلد را در كلید اصلی قرار دهید باید كلید Ctrl را پایین نگه دارید و همزمان سطرهایی را كه میخواهید به عنوان كلید اصلی باشند انتخاب كنید سپس از میله ابزار Primary Key را كلیك كنید.

 

اكسس در سمت چپ كلیه فیلدهایی كه جز كلید اصلی هستند تصویر كلید را قرار میدهد.

 

توجه:اگر فیلد كلید اصلی را تعریف نكنید در هنگام بستن یا ذخیره كردن جدول طراحی شده اكسس از شما سوال می كند كه آیا میخواهید چنین فیلدی داشته باشید اگر پاسخ Yes را بدهید اكسس فیلدی از نوع Auto Number«بعدا توضیح داده خواهد شد»به جدول اضافه كرده و آنرا كلید اصلی قرار میدهد.

 

اگر مطمئن هستید كه هرگز به كلید اصلی نیاز ندارید «معمولاً به یك فیلد كلید اصلی نیاز است» No را انتخای كنید.

 

درس تعریف جدول هم به اتمام رسید حال شما میتوانید جدول خود را ایجاد كنید ولی یك مشكل كوچك وجود دارد و آن هم نوع داده های‌ موجود در ستون Data Type می‌باشد نوع داده ها خود بحث مفصلی است كه آن رابه درس بعدی موكول می كنیم.

پایگاه فرهنگی هنری تکناز